Tietosuojaseloste

Voimassa 1.6.2023 alkaen

1 REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ

Lempeä Lämpö Oy (jatkossa Lempeä Lämpö)

Y-tunnus: 1017267-4

Käyntiosoite: Otto Mannisen katu 6, 50100 Mikkeli

Puhelin: 0800 90990 Verkkopalvelu: www.lempealampo.fi

Yhteyshenkilö rekisteriasioissa: Jari Väyrynen, puh. 010 210 4358

2 YHTEYDENOTOT

Rekisteröity voi oikeuksiensa toteuttamiseksi olla aina yhteydessä Lempeä Lämmön asiakaspalveluun seuraavien yhteyksien kautta:

Puhelin: 0800 90990

Sähköposti: asiakaspalvelu@lempealampo.fi

Käyntiosoite: Otto Mannisen katu 6, 50100 Mikkeli

Rekisteröidyn kannattaa varautua luotettavalla tavalla todistamaan henkilöllisyytensä.

Lempeä Lämpö toteuttaa asiakkaan pyynnön viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön saamisesta ja pyytäjän tunnistamisesta, ellei ole erityistä syytä pidentää vastausaikaa.

3 REKISTERIN NIMI

Lempeä Lämmön asiakasrekisteri. Rekisterin rekisteröityjä ovat Lempeä Lämmön asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat.

Potentiaalinen asiakkuus syntyy tyypillisesti henkilön ilmaistua kiinnostuksensa Lempeä Lämmön palveluita kohtaan asiakastilaisuuksissa, digitaalisissa palveluissa tai muun henkilökohtaisen kohtaamisen yhteydessä.

4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Lempeä Lämpö rekisterinpitäjänä tai sen sopimuksin valtuutetut henkilötietojen käsittelijät käyttävät asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti seuraaviin tarkoituksiin:

• Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
• Tuotteiden ja palvelujen tarjoaminen, toimitus ja tuottaminen
• Maksaminen, maksujen valvonta ja perintä
• Rekisterinpitäjän tuotteiden ja palvelujen markkinointi ja etämyynti
• Rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen
• Yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen (tieteellinen tutkimus) sekä
• Yllä mainittuja tarkoituksia varten tehty segmentointi ja profilointi

Henkilötietojen käsittely perustuu kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisiin perusteisiin kuten:

• Sopimussuhteeseen rekisteröidyn ja Lempeä Lämmön välillä
• Lempeä Lämmön oikeutettuun etuun mm. silloin, kun Lempeä Lämpö käyttää rekisteröidyn tietoja tuotteidensa ja palvelujensa markkinointiin tai käsittelee tietoja Suur-Savon Sähkö- konsernin sisäisesti tai palvelun tuottamiseen osallistuvan kolmannen tahon kanssa
• Rekisteröidyn suostumukseen, kun rekisteröity on antanut suostumuksensa sähköiseen markkinointiin tai muuhun Lempeä Lämmön erikseen pyytämään suostumukseen.
• Lisäksi Lempeä Lämmön henkilötietojen käsittely perustuu muihin pakottaviin, lakisääteiseen velvoitteeseen. Tällaisia lakeja ovat mm. energiatehokkuuslaki ja kuluttajansuojalaki.

5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Asiakastiedot:

• nimi
• henkilötunnus tai y-tunnus
• asiakasnumero
• yhteystiedot (osoite, puhelin ja sähköposti)
• mahdolliset yhteyshenkilöt tai edustajat
• muut asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan suostumuksella saadut tiedot, jotka ovat välttämättömiä sovitun palvelun toteuttamiseksi
• sähköisen suoramarkkinoinnin luvat ja markkinointikiellot

Käyttökohteen tiedot:

• osoitetiedot
• kohteen käyttötarkoitus
• lämmityksen riippuvuus sähköstä
• kaukolämmön kulutusarvio
• mahdolliset pinta-ala ja tilavuustiedot
• liittymän tiedot
• verkkoon kytkeytymisen tila
• katkaisukriittisyys
• Sopimustiedot:
• sopimuksen kohde
• kestoaika
• sopimushinnat
• laskutusosoite
• mahdollinen edustajatieto

Mittaustiedot:

• energian kulutus
• vesimäärä
• tulo- ja paluuveden lämpötilatiedot
• Laskutustiedot:
• laskutuksen perusteet
• tiedot maksuista ja maksukäyttäytymisestä
• pankkitiedot

Palvelutapahtumien tiedot:

• tapahtuma-aika
• tapahtuman syy
• asiakaspuhelun nauhoitus
• Asiakaskyselyjen tiedot:
• palvelukokemukset

Palveluiden käytöstä havainnoidut tiedot:

• käytetyt palvelut
• tilatut julkaisut
• evästeet
• aineistojen lataukset nettipalvelusta
• sivujen selaustieto
• selaintyyppi ja käyttöjärjestelmä
• laitteen tyyppi, kuten tietokone tai mobiililaite
• ip-osoite
• istunnon aika ja kesto
• vierailun ajankohta, toistuvuus ja kesto

Palveluiden käytöstä johdetut tiedot:

• analytiikan avulla palvelun havaitusta käytöstä ja/tai asiakkaan itse antamista tiedoista voidaan johtaa esimerkiksi asiakkaan mahdolliset kiinnostuksen kohteet taikka segmentoida asiakas tietynlaiseen kohderyhmään.

Hankitut tiedot:

• Edellä mainittujen tietojen päivittämisessä ja rikastamisessa saatetaan käyttää ulkopuolisia tietolähteitä, jotka kuvattu tarkemmin alla kohdassa säännönmukaiset tietolähteet

6 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkailta mm. tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten ja muiden kontaktien yhteydessä, sekä niistä tiedoista, jotka tallentuvat tai tallennetaan asiakkaan tuotteiden tai palvelujen käytöstä.

Potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan mm. kilpailujen, arvontojen ja puhelinmyynnin yhteydessä. Tietoja kerätään myös evästeiden ja vastaavien tekniikoiden avulla kulloinkin voimassa olevan sääntelyn mahdollistamin menettelytavoin. Evästeiden käytöstä kerrotaan kunkin digitaalisen palvelun käyttöehtojen evästelauseessa.

Kaikki asiakkaiden kontaktit voidaan tallentaa. Tallenteita käytetään kontaktien todentamisessa, reklamaatioiden käsittelyssä sekä asiakaspalvelun kehittämisessä.

Henkilötietoja voidaan myös kerätä, tallentaa ja päivittää esimerkiksi Väestörekisterikeskuksen, Suomen Asiakastieto Oy:n ja muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisteripitäjän rekisteristä.

7 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET

Rekisteröidyn tietoja ei luovuteta Lempeä Lämmön lukuun toimivien vastaanottajien tai palvelukokonaisuuden tuottamiseen osallistuvien kolmansien tahojen ulkopuolelle ilman rekisteröidyn nimenomaista suostumusta.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa, kuten esim. väärinkäytösten selvittämisessä ja ehkäisyssä.

Tietoja voidaan luovuttaa tietosuojasta huolehtien tieteellistä tutkimusta varten tutkimuksen suorittavalle taholle. 

8 TIETOJEN SÄILYTYS

Rekisteröidyn tietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen kohdassa 4 määriteltyjen tarpeiden toteuttamiseksi.

Lakiin perustuvista säilytysaikavelvoitteista merkittävin on kuluttaja-asiakkaan laskutuksen oikaisuvelvoite, joka määrittää tietojen säilytysajaksi kymmenen (10) vuotta.

Manuaalisessa muodossa olevaa aineistoa säilytetään Lempeä Lämmön käytössä olevissa toimitiloissa, jotka on lukittu ja valvottu.

9 TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle vain tietosuojalainsäädännön mukaisin menettelytavoin, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.

10 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisteritiedot on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Vain tietoihin oikeutetut ja määritellyt käyttäjät pääsevät käsittelemään ylläpitämiään tietoja. Rekisteristä otetaan säännöllisin väliajoin varmuuskopiot. Asiakasrekisterin tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat suojattu palomuurilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla.

11 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

11.1 Oikeus saada pääsy tietoihin ja tarkastaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös paperisessa tai yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa ja tarkastaa tässä selosteessa kuvatut, omat tietonsa. Tiedot saa kohdassa 2. kerrottujen yhteystietojen mukaisesti.

11.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tietojen oikaisuun toimittamalla puutteelliset tai virheelliset tiedot selvityksineen kohdassa 2. kerrottujen yhteystietojen mukaisesti. Mikäli rekisteröidyllä on käytössään Lempeä Lämmön tarjoama sähköinen palvelukanava, voi hän päivittää omia tietojaan palvelujen mahdollistamissa rajoissa.

Rekisteröidyllä on myös oikeus käsittelyn rajoittamiseen sitä pyytäessään, kunnes tiedot on saatettu ajan tasalle.

11.3 Oikeus tietojen siirtoon

Rekisteröidyllä on oikeus itse antamiensa tietojen siirtoon toiseen järjestelmään. Energiamarkkinoilla palvelut edellyttävät aina sopimuksen tekemistä, jonka yhteydessä tarvittavat tiedot syntyvät uuteen järjestelmään.

Siirtopyyntö voidaan esittää kohdassa 2. kerrottujen yhteystietojen mukaisesti.

11.4 Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista. Poistaminen on mahdollista kuluttaja-asiakkaan tapauksessa aikaisintaan 10 vuoden kuluttua sopimuksen päättymisestä johtuen Lempeä Lämmön velvollisuudesta laskutuksen korjaamiseen edellä mainitulta ajanjaksolta.

Poistopyyntö voidaan esittää kohdassa 2. kerrottujen yhteystietojen mukaisesti.

11.5 Oikeus vastustaa automaattista päätöksentekoa mukaan lukien profilointi

Digitaalisissa palvelukanavissa on mahdollista, että rekisteröidyn antamien tietojen perusteella tarkistetaan automaattisesti esimerkiksi sopimuskelpoisuutta.

Automaattista käsittelyä ja sen mukaista päättelyä käytettäessä rekisteröidyllä on sitä oikeus vastustaa, mikäli menettely ei ole välttämätön sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten.

Tällaisissa tapauksissa kerrotaan rekisteröidylle vaihtoehtoiset tavat edetä asiansa hoitamisessa muilla kanavilla.

11.6 Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus antaa suostumuksensa sähköiseen markkinointiin ja kieltää se, milloin tahansa. Tämä voidaan tehdä kohdassa 2 kerrottujen yhteystietojen lisäksi Lempeä Lämmön sähköisten palvelujen kautta omia tietoja päivittämällä tai sähköisen uutiskirjeen kieltolinkin avulla.

11.7 Oikeus vastustaa evästeiden käyttöä

Lempeä Lämmön digitaalisten palvelujen yhteydessä käytämme evästeitä. Palvelujen käyttöehdoissa on kerrottu evästeiden käytön estämisestä ja sen vaikutuksesta palveluun.

11.8 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli rekisteröity katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tietosuojaselosteen ja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus valittaa toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot:

Käyntiosoite: Ratapihantie 9 (6 krs.), 00520 Helsinki

Postiosoite: PL800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 566 6700

Sähköposti: tietosuoja@om.fi